こんにちははなゆうです。
ふと思ったのですが…
というわけです。みなさんは、社内資料として上司に見せる資料の作成にどれぐらいの時間を割いていますでしょうか。私のイメージだと、営業さんは常に上司の顔色をうかがいながら必死で1日、2日かけて作っているというイメージですが、どうでしょう。
なんでそこまで社内資料に時間をかけて作る必要があるのか。疑問でしかありません。
今回はそんな話。
社内資料にかける時間なんて30分でも勿体ない
社内資料なんて1日、2日かけるほどのもんでもないし、ましてや30分でも勿体ないと思いませんか？そのままお客さんの目に触れるわけでも無いですよね。余白やレイアウト、デザインに凝る必要もないし、内容も箇条書きで良いと思う。
一番無駄だと思うのは、発信する相手が上司や社内の人であること。直接的に利益が生じないところに時間と労力をかけるのは非常にナンセンスだと思います。
ただ、だからと言って社内資料が適当過ぎると相手に伝わりにくく、協力者を得られないのである程度の資料は必要。ただ、簡易なもの（30分程度で作れるもの）でも相手に伝えることはできるでしょう。
簡潔に重要なポイントを押さえた資料を作って、上司には有無を言わさない資料を作ると良いでしょう。
お客さんに出す資料なら何日かけても良い
逆に、お客さんに出す資料であれば、いくら時間がかかっても良いと思います。営業の場合、時間をかけてでも受注が取れればOKですよね。一番避けなければいけないのは、中途半端な時間をかけて中途半端な資料を作る事。結果的に受注が取れなかった場合、時間も労力もかなり無駄になります。
ただ、時間をかけて丁寧に作った資料だとしても受注が取れるとは限りません。ただ、その失敗から学べることは多く、何が悪かったのかを振り返ることができるため、OKだと思います。中途半端な仕事から、学びや反省は生まれないのでね。
社外資料を作るときのポイントは、相手が見たい資料であるかどうか。自己満足の資料は必ず失敗するので避けましょう。
頭が固い古いタイプの上司は、理詰めで黙らす
間違いなく社内にはいると思います。
頭が固くて昔からの考えが抜けない古いタイプの上司。そんな上司には、理詰めで話を進めて黙らせるのがおすすめです。そういう人たちはよく、
「昔からこうだからこうしろ」
「こういうもんだからこうしろ」
「他の人はこう作ってるからこうしろ」
というような、理由にもならない理由をあたかも当然かのように並べてきます。これは打ち砕いてあげる必要があって、無駄なことは無駄という事を、立場を気にせず言ってあげましょう。古くからある大企業の効率の悪さはこういった上司たちによって形成されています。
理路整然と、どうすれば一番効率よく仕事がすすむのか、理論立てて話していくと撃退できると思います。
結論。資料作るのって面倒くさい！
ここまで書いてきて思ったのですが、資料作るのってとーーーーーーっても面倒くさいですよね！相手を納得させるために、わざわざ言葉では無くて資料にまとめる。。なんて非効率な作業なんだろうか。
まあエビデンスとして残しておかなければいけないというのもわかりますが、その辺はね。頑張るしかないですね。
とにかく何が言いたいかって、
「社内資料なんて適当（伝われば）でいいだろ！その時間他の仕事に費やしてみ？凄く効率良くなるから！」
ってことです。なので、みなさんも無駄な資料作りの時間は省きましょうね～
以上！
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